AVG Privacy statement Jan de Wit Group
- Inleiding
De naamloze vennootschappen:
- Jan de Wit Group N.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34149707;
- Jan de Wit Autocars N.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34007234;
- Jan de Wit Groepsvervoer N.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34011082;
- Coach Group Holland N.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 33069731;
- Taxi Centrale O-Tax N.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34149713;
en de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid:
- Makenbach Personenvervoer B.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 61235210;
allen gevestigd te (2031 BZ) Haarlem, aan de Mollerusweg 1, hierna tezamen te noemen: “Jan de Wit Group”, verwerken persoonsgegevens.
Jan de Wit Group vindt het belangrijk dat deze verwerking op een rechtmatige, behoorlijke, veilige en transparante wijze kan plaatsvinden.
Persoonsgegevens worden door de Jan de Wit Group verwerkt in overeenstemming met de Verordening 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens: de Algemene Verordening Gegevensbescherming / AVG (hierna: “de AVG”). De AVG is vanaf 25 mei 2018 van toepassing en vervangt de tot dan toe geldende Wet Bescherming Persoonsgegevens.
In dit privacy statement zal worden uitgelegd welke persoonsgegevens door de Jan de Wit Group worden verwerkt en met welk doel de gegevens worden verwerkt. Tevens wordt uitgelegd welke rechten betrokkenen hebben en hoe deze rechten kunnen worden uitgeoefend.
Dit privacy statement geldt voor de gehele organisatie en alle processen en onderdelen van de Jan de Wit Group (zie hierboven). Voor vragen over dit privacy statement en/of over de persoonsgegevens die door Jan de Wit Group worden verwerkt kunt u contact met ons opnemen via [hrm@jandewitgroup.com].
- Begrippenlijst
In dit privacy statement wordt aan de volgende begrippen de navolgende betekenis gegeven:
| Betrokkene: | Betrokkene in de zin van de AVG: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. |
| Jan de Wit Group: | Jan de Wit Group N.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34149707, Jan de Wit Autocars N.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34007234, Jan de Wit Groepsvervoer N.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34011082, Coach Group Holland N.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 33069731 en Taxi Centrale O-Tax N.V. ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 34149713. |
| Persoonsgegevens: | Persoonsgegevens in de zin van de AVG: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele, of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. |
| Verwerkingsverantwoordelijke: | Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG: een natuurlijk persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie een dienst of een andere orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen. In dit AVG Privacy statement is Jan de Wit Group de verwerkingsverantwoordelijke. |
| Verwerker: | Verwerker in de zin van de AVG: een natuurlijke persoons of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een andere orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. |
| Verwerking: | Verwerking in de zin van de AVG: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken, of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. |
- Betrokkenen
Jan de Wit Group verwerkt de persoonsgegevens van:
- klanten en hun vertegenwoordigers;
- toekomstige klanten
- medewerkers;
- samenwerkingspartners;
- gebruikers die gebruik maken van het contactformulier van de website www.jandewitgroup.com;
- eenieder die op enigerlei wijze (schriftelijk) contact zoekt met Jan de Wit Group.
- Welke persoonsgegevens
Jan de Wit Group verwerkt persoonsgegevens die door betrokkenen direct of indirect aan de Jan de Wit Group worden verstrekt. Persoonsgegevens die direct aan de Jan de Wit Group worden verstrekt zijn bijvoorbeeld naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en bankgegevens. Indirect worden gegevens opgeslagen indien een betrokkene gebruik maakt van websites van- of gelieerd aan de Jan de Wit Group. Voorbeelden van gegevens die indirect aan Jan de Wit Group worden verstrekt zijn bijvoorbeeld IP-adressen, functionele, analytische en tracking cookies en
Jan de Wit Group zal specifiek vragen om cookies te mogen gebruiken, indien zij daartoe wettelijk verplicht is. Indien op de website(s) van Jan de Wit Group gebruik wordt gemaakt van hyperlinks, is Jan de Wit Group niet verantwoordelijk voor de (inhoud en het beschermingsniveau van de) websites waarnaar deze hyperlinks verwijzen.
- Bevoegdheid tot verwerking persoonsgegevens
Jan de Wit Group is bevoegd tot het verwerken van persoonsgegevens indien:
- Jan de Wit Group toestemming heeft van de betrokkene;
- de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst tussen Jan de Wit Group en de betrokkene;
- Jan de Wit Group wettelijk verplicht is de gegevens te verwerken;
- Jan de Wit Group een gerechtvaardigd belang heeft bij de verwerking van de persoonsgegevens.
- Doel verwerking en bewaartermijn
| Soort gegevens
|
Doel van de verwerking |
| Gegevens over de identiteit van de betrokkene die aan de Jan de Wit Group worden verstrekt ten behoeve van haar dienstverlening | · Verlenen van transportdiensten/ uitvoeren van de (vervoers-) overeenkomst
· Opnemen- en onderhouden van contact · Administratieve doeleinden · Nakomen van onze wettelijke verplichtingen · Bijhouden van ons klantenbestand · Verbeteren en analyseren van onze dienstverlening |
| Gegevens van personen die het contactformulier invullen via de website | · Opnemen- en onderhouden van contact
· Verlenen van transportdiensten/ uitvoeren van de (vervoers-) overeenkomst · Administratieve doeleinden · Bijhouden van ons klantenbestand · Verbeteren en analyseren van onze dienstverlening |
| IP-adressen van bezoekers aan de website
|
· Verbeteren en analyseren van onze dienstverlening
· Marketingonderzoek |
| Cookies
Functionele cookies |
Een cookie is een kleine hoeveelheid data dat automatisch wordt opgeslagen indien een betrokkene de website van Jan de Wit Group bezoekt. Jan de Wit Group gebruikt cookies niet om betrokkenen te identificeren, maar om de bezoekerservaringen bij te houden en te verbeteren. |
| Personeelsgegevens (intern) | · Uitvoeren van de arbeidsovereenkomst
· Administratieve doeleinden/bijhouden personeelsdossier · Nakoming wettelijke verplichtingen |
De door de Jan de Wit Group verwerkte persoonsgegevens worden bewaard zolang deze noodzakelijk zijn voor de in dit artikel genoemde verwerkingsdoeleinden en niet langer dan wettelijk is toegestaan.
Als u een contactformulier invult op onze website of ons een e-mail stuurt, worden deze gegevens door ons bewaard om contact met u op te nemen en/of te reageren op uw verzoek. Deze gegevens worden maximaal 1 jaar na het contact bewaard en worden verwijderd indien geen (aanvullende) dienstverlening aan u geboden wordt.
In aanvulling op het vorenstaande worden administratieve gegevens waarop een fiscale bewaarplicht rust op grond van de wettelijke plicht zeven jaar bewaard.
- Beveiliging
Jan de Wit Group is toegewijd aan het respecteren en beschermen van uw privacy en de veiligheid van persoonsgegevens.
Jan de Wit Group treft technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens op een passende wijze te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking of verlies. De omvang van de getroffen maatregelen staan in een redelijke verhouding tot de risico’s van de verwerking en de aard van de gegevens en voor zover dit met de actuele stand van de techniek met evenredige inspanning en tegen redelijke kosten mogelijk is.
- Toegang tot persoonsgegevens
Als uitgangspunt geldt dat niemand toegang heeft tot de persoonsgegevens die de Jan de Wit Group verwerkt, tenzij:
- Jan de Wit Group hiervoor zelf toestemming heeft gegeven;
- Jan de Wit Group op grond van de geldende wet- en regelgeving verplicht is (of wordt) de gegevens te verstrekken.
Binnen de Jan de Wit Group hebben alleen personen toegang tot uw persoonsgegevens die deze, gelet op hun functie, nodig hebben.
Zie verder onder punt 9.
- Verstrekking persoonsgegevens aan derden
In beginsel deelt Jan de Wit Group uw persoonsgegevens niet met anderen. Dat doet de Jan de Wit Group alleen als er een goede reden of verplichting voor is.
> Binnen de Jan de Wit Group
Uw persoonsgegevens kunnen tussen onderdelen van de Jan de Wit Group worden uitgewisseld. Bijvoorbeeld omdat u dat van ons vraagt of omdat u ook gebruikmaakt van de dienstverlening bij een ander onderdeel van de Jan de Wit Group.
> Buiten de Jan de Wit Group
Uw persoonsgegevens worden aan derden doorgegeven als de Jan de Wit Group daartoe wettelijk verplicht is. Bijvoorbeeld aan (Europese) toezichthouders, de belastingdienst of politie en justitie.
Daarnaast is het soms nodig om uw persoonsgegevens met derden te delen, omdat de Jan de Wit Group een overeenkomst met u moet uitvoeren of een andere dienstverlener inzet.
Soms schakelt Jan de Wit Group andere partijen/zakelijke partners in die in opdracht van Jan de Wit Group persoonsgegevens verwerken (oftewel ‘verwerkers’). Deze partijen moeten eerst door de Jan de Wit Group voldoende betrouwbaar worden geacht. Deze partijen worden alleen ingeschakeld als dit past bij het verwerkingsdoel waarvoor we uw persoonsgegevens hebben verwerkt. Daarnaast krijgt deze andere partij alleen onze opdracht als hij bepaalde afspraken met ons maakt en aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen.
Als de Jan de Wit Group uw gegevens aan partijen doorgeeft buiten de Europese Unie, neemt de Jan de Wit Group extra maatregelen om uw gegevens te beschermen. Niet in alle landen buiten de Europese Unie gelden dezelfde regels om uw gegevens te beschermen zoals dat binnen Europa verplicht is. Gebruiken we derde partijen buiten de EU? En biedt het land waar deze partij zich bevindt volgens de Europese Commissie onvoldoende bescherming bij de verwerking van persoonsgegevens? Dan geeft Jan de Wit Group alleen persoonsgegevens door als er andere passende waarborgen zijn, zoals door de Europese Commissie goedgekeurde contractuele afspraken of op basis van het ‘Privacy Shield’ (Verenigde Staten).
In alle andere gevallen vraagt Jan de Wit Group altijd om uw toestemming.
- Rechten van betrokkenen
Betrokkenen hebben de volgende rechten:
- recht op informatie over wat er met hun persoonsgegevens gebeurt en waarom;
- recht op inzage in de door de Jan de Wit Group van hem verzamelde gegevens;
- recht op rectificatie indien de persoonsgegevens die de Jan de Wit Group heeft verzameld onjuist zijn;
- recht op verwijdering van gegevens, bijvoorbeeld wanneer de verwerking onrechtmatig is, en in het verlengde daarvan het recht om vergeten te worden;
- recht op beperking van de gegevensverwerking waardoor betrokkenen de mogelijkheid hebben om de Jan de Wit Group te verzoeken om de verwerking van hun persoonsgegevens tijdelijk ‘stil te laten zetten’;
- recht op verzet tegen de gegevensverwerking op grond waarvan de betrokkene onder omstandigheden bezwaar kan maken tegen (verdere) verwerking van zijn persoonsgegevens;
- recht op overdraagbaarheid van de gegevens die de betrokkene aan de Jan de Wit Group heeft verstrekt. De kopie wordt in een gestructureerde gangbare vorm verstrekt;
- recht om op ieder moment een gegeven toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens in te trekken.
Indien een betrokkene een beroep wil doen op een van de voornoemde rechten, dan kan dit schriftelijk door een e-mail te zenden aan hrm@jandewitgroup.com . Binnen vier weken na verzending van deze email, zal de betrokkene een reactie van Jan de Wit Group ontvangen.
Een betrokkene heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens in het geval zij van mening is dat zijn of haar persoonsgegevens door de Jan de Wit Group in strijd met de geldende wet- en regelgeving worden verwerkt.
- Wijzigingen, feedback en klachten
Jan de Wit Group is gerechtigd dit privacy statement van tijd tot tijd te wijzigen. Wijzigingen in dit privacy statement zullen worden gecommuniceerd via de website van Jan de Wit Group, maar Jan de Wit Group raadt het betrokkenen ook aan om regelmatig dit privacy statement te raadplegen. Dit privacy statement is laatstelijk aangepast op: 22 mei 2018.
Eventuele vragen en/of opmerkingen naar aanleiding van dit privacy statement kunt u richten aan hrm@jandewitgroup.com met als onderwerp “privacy statement”. Ook voor het uitoefenen van uw rechten zoals bedoeld in artikel 10 van dit privacy statement, kunt u een e-mail richten aan dit e-mailadres.
Een klacht over dit privacy statement of de verwerking van persoonsgegevens door Jan de Wit Group, kunt u richten aan info@jandewitgroup.com met als onderwerp “klacht privacy”.
